HR, Personal und Arbeitszeit
PersonalStammdaten, Rollen, Zuordnungen und Nachweise
PlanungSchichten, freie Dienste, Ruhe- und Einsatztage
ZeitenArbeitszeit, Pausen, Tätigkeiten und Sonderzeiten
AbrechnungLohnprofile, Zuschläge und prüfbare Übergaben
Personal verwalten. Einsätze planen. Zeiten nachvollziehbar abrechnen.
dispoboxx verbindet Mitarbeiterstammdaten, Personal- und Abwesenheitsplanung, Zeiterfassung, Qualifikationen, Weisungen, Reisekosten sowie individuell eingerichtete Lohn- und Zuschlagsprofile in einer gemeinsamen webbasierten Plattform.
Personalverwaltung
Alle wichtigen Mitarbeiterinformationen an einer Stelle.
Personalbezogene Daten werden strukturiert gepflegt und stehen Planung, Disposition, Führungskräften und Mitarbeitenden abhängig von Rolle und Berechtigung zur Verfügung.
Mitarbeiter & Organisation
Personen, Beschäftigungsdaten, Abteilungen, Rollen, Kostenstellen und weitere organisatorische Zuordnungen zentral verwalten.
Qualifikationen & Kenntnisse
Qualifikationen, Nachweise, Gültigkeiten und mitarbeiterbezogene Kenntnisse übersichtlich hinterlegen und für die Einsatzprüfung nutzen.
Weisungen & Informationen
Weisungen, betriebliche Informationen und wichtige Dateien zielgerichtet bereitstellen. Kenntnisnahmen und Bearbeitungsstände können passend zum Prozess dokumentiert werden.
Passend zu Ihrer Organisation
Felder, Rollen, Berechtigungen, Zuordnungen und Workflows werden nicht starr vorgegeben. Wir richten die Personalverwaltung passend zu Ihren Strukturen und Verantwortlichkeiten ein.
Rollenbezogene Ansichten und ZugriffeIndividuelle Mitarbeitergruppen und AbteilungenDokumente, Hinweise und GültigkeitszeiträumeVerknüpfung mit Planung, Zeit und Abrechnung
Eigener Zugang für Beschäftigte
Aktuelle Schichten, wichtige Mitteilungen, Qualifikationen, Nachweise und persönliche Zeitvorgänge können über einen eigenen Zugang bereitgestellt werden.
Schichtplanung und Zeiterfassung
Nicht nur Kommen und Gehen.
dispoboxx bildet geplante Dienste und tatsächliche Zeiten gemeinsam ab – von der Regelarbeit über Schichten bis zu Pausen, Unterbrechungen und besonderen Zeitarten.
Arbeits- und Schichtzeiten
Regelarbeit, freie oder leistungsgebundene Personalschichten sowie Beginn, Ende und Dauer eines Einsatzes planen und erfassen.
Regelarbeit, Büro, Homeoffice oder DienstreiseFreie und auftragsbezogene SchichtenPersönliche, reine Arbeits- und FahrzeitenMindestabrechnungszeiten je Schicht
Pausen und Sonderzeiten
Ruhepausen, Tätigkeitsunterbrechungen, Vorbereitungs- und Abschlussdienste sowie weitere Zeitbestandteile differenziert abbilden.
Pausen mit Beginn und EndeTätigkeitswechsel und UnterbrechungenAnreise, Abreise und GastfahrtenIndividuell definierbare Zeit- und Tätigkeitsarten
Ruhetags- und Einsatzplanung
Arbeits-, Einsatz- und freie Tage lassen sich im Dienstplan zusammenführen. Dadurch werden verfügbare, geplante und noch offene Schichten frühzeitig sichtbar.
Ruhe- und FreitageOffene und besetzte SchichtenPlanung nach Abteilung oder MitarbeitergruppeÜberschneidungen und zeitliche Plausibilität
Prüfung und Korrektur
Erfasste Zeiten werden vor der weiteren Verarbeitung geprüft, ergänzt, zurückgegeben oder korrigiert. Änderungen bleiben dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.
Bericht begonnen, abgegeben oder zurückgegebenKorrektur- und FreigabeprozessePlan- und Ist-Zeiten im ZusammenhangNachvollziehbare Bemerkungen und Ergänzungen
Planen
Schichten, freie Dienste, Ruhezeiten und benötigte Tätigkeiten vorbereiten.
Erfassen
Arbeitsbeginn, Pausen, Tätigkeiten, Sonderzeiten und Arbeitsende dokumentieren.
Prüfen
Abweichungen, fehlende Angaben und Zeitbestandteile fachlich kontrollieren.
Übergeben
Geprüfte Zeiten, Zuschläge und Abrechnungsinformationen bereitstellen.
Lohnprofile und Zuschläge
Regeln passend zu Betrieb, Tarif und Mitarbeitergruppe.
Arbeitszeit ist nicht immer gleich zu bewerten. Deshalb können Lohn- und Zuschlagsprofile individuell eingerichtet und den passenden Personen, Schichten oder Tätigkeiten zugeordnet werden.
Die konkrete Berechnungslogik wird gemeinsam mit dem Kunden
festgelegt. dispoboxx wird dabei an vorhandene betriebliche,
tarifliche oder gewerkschaftliche Regelungen angepasst.
NachtzuschlägeBewertung nach festgelegten Zeitfenstern und
Regelwerken.
SchichtzulagenZuordnung nach Schichtart, Tätigkeit oder
Mitarbeitergruppe.
Sonn- und FeiertageIndividuelle Zuschlags- und Bewertungsregeln für besondere
Tage.
SonderzeitenBereitschaft, Reisezeit, Unterbrechungen oder weitere
Zeitarten.
LohnprofileUnterschiedliche Profile nach Betrieb, Vertrag, Tarif oder
Gewerkschaft.
MindestabrechnungVorgaben je Schicht oder Einsatz in die Bewertung
einbeziehen.
Mitarbeiterportal
Der eigene Arbeitstag im Blick.
Mitarbeitende können – abhängig vom eingerichteten Prozess – ihre aktuellen Schichten, Mitteilungen, Qualifikationen und Zeitvorgänge über einen persönlichen Zugang abrufen.
Regelarbeit starten, unterbrechen und beendenPausen und Tätigkeitswechsel erfassenSchichten prüfen und bestätigenEigene Qualifikationen und Nachweise einsehenWichtige Mitteilungen und Dateien erhalten
Flexible Zeiterfassung
Terminal, Browser, Smartphone, Tablet und App kombinieren.
dispoboxx bietet mehrere gleichwertige Erfassungswege. Arbeits-, Schicht-, Tätigkeits- und Projektzeiten können stationär, am Arbeitsplatz oder mobil erfasst und gemeinsam weiterverarbeitet werden.
Datafox-Terminal mit kontaktloser Identifikation per RFIDZeiterfassung direkt in der dispoboxx WeboberflächeMobile Nutzung über Smartphone und TabletZeiterfassung und persönliche Funktionen in der dispoboxx
AppKommen, Gehen, Pausen und TätigkeitswechselDirekte Übergabe an Zeitkonten und Folgeprozesse
Geräteausstattung, Identifikation, Buchungsarten und Bedienabläufe werden je Kundenprojekt festgelegt.
Auswertung und Weiterverarbeitung
Von der Buchung bis zur prüfbaren Abrechnungsgrundlage.
Geplante und tatsächliche Zeiten, Pausen, Tätigkeiten, Zuschläge und weitere Abrechnungsmerkmale werden im Zusammenhang betrachtet und für nachgelagerte Prozesse bereitgestellt.
Plan und Ist
Geplante Schichten und tatsächlich erfasste Zeitbestandteile gegenüberstellen.
Zeitkonten
Arbeitszeit, Pausen, Sonderzeiten und Salden je Mitarbeiter und Zeitraum auswerten.
Lohnvorbereitung
Geprüfte Zeit- und Zuschlagsdaten anhand der eingerichteten Profile aufbereiten.
Schnittstellen & Export
Daten für Lohnabrechnung, ERP oder weitere Folgesysteme passend zum Projekt bereitstellen.
Vollständiger Funktionsumfang
Personal- und Zeitfunktionen im Detail öffnen.
Die Übersicht fasst die für HR, Personalplanung, Zeiterfassung und Abrechnung relevanten Funktionen aus dem aktuellen Funktionsumfang zusammen.
Personalstammdaten und OrganisationMitarbeitende, Rollen, Abteilungen und Rechte
Stammdaten
- Mitarbeitende und persönliche Daten
- Abteilungen und Niederlassungen
- Tätigkeiten und Mitarbeitergruppen
- Kostenstellen und Zuordnungen
- Dokumente und Dateien
Organisation
- individuelle Rollen und Rechte
- sichtbare und bearbeitbare Systembereiche
- kundenspezifische Strukturen
- Vorlagen und Konfiguration
- protokollierte Änderungen
Mitarbeiterportal
- persönliche Startseite
- eigene Daten und Kontaktliste
- Dienstplan und aktuelle Schichten
- Statistik und Lohnabrechnung
- Postfach und Mitteilungen
Personalplanung und AbwesenheitenDienste, Verfügbarkeiten, Urlaub und Ruhezeiten
Planung
- individuelle Planungszeiträume
- Schichten, Dienste und Tätigkeiten
- Schichtarten und Rollen
- Verfügbarkeiten und Vertretungen
- Schichtbestätigung und Änderungen
Abwesenheiten
- Urlaub und Krankheit
- Freiwünsche und Ruhetage
- Sonderurlaub und Übertrag
- Genehmigungen und Jahresurlaub
- Abrechnungskopplung
Prüfungen
- Arbeits- und Ruhezeiten
- Rollen und Qualifikationen
- kundenbezogene Vorgaben
- Planungs- und Aktivierungsstatus
- Warnungen und Plausibilität
Zeiterfassung und RückmeldungTerminal, Browser, Smartphone, Tablet und App
Erfassungswege
- stationäres Terminal
- Browser und Weboberfläche
- Smartphone und Tablet
- dispoboxx App
- Erfassung durch Disposition und Verwaltung
Zeitarten
- Arbeits- und Schichtzeiten
- Pausen und Ruhezeiten
- Tätigkeiten und Wegezeiten
- Gastfahrten und Sonderzeiten
- Projekt- und auftragsbezogene Zeiten
Workflow
- Plan- und Ist-Abgleich
- Korrektur und Rückforderung
- Freigabe und Abschluss
- Belege und Bemerkungen
- protokollierte Statuswechsel
Qualifikationen, Weisungen und DokumenteGültigkeiten, Nachweise und Kenntnisnahmen
Qualifikationen
- Zertifizierungen und Berechtigungen
- Tauglichkeit und RFU bei Bedarf
- kundenbezogene Anforderungen
- Fristen, Warnungen und Historie
- Streckenkenntnis und Ortskunde für Bahnpersonal
Weisungen
- Dateien zuweisen und aktivieren
- Download und Bestätigung
- Aktualisierung und Gültigkeit
- Protokoll je Datei und Person
- Dokumente an Schichten
Datenqualität
- Pflichtfelder und Statuspflege
- Dublettenvermeidung
- Rollenprüfung
- Fristen und Wiedervorlagen
- prüfbare Nachweisführung
Lohn, Reise und AuswertungZuschläge, Reisekosten, Statistik und Übergaben
Lohn
- Monatsabrechnung je Mitarbeiter
- individuelle Lohnprofile
- Zulagen und konfigurierbare Zuschläge
- Konten, Sollzeiten und Differenzen
- PDF und Gesamt-PDF
Reise
- VMA und Ausbleibezeiten
- An- und Abreise
- Privat-PKW, Taxi und Bahn
- Belege und sonstige Kosten
- Freigabe- und Korrekturprozesse
Auswertung
- Tages- und Mitarbeiterübersichten
- persönliche Arbeitszeitstatistik
- Reportmanager
- Vorausplanung und Nachkalkulation
- PDF-, CSV- und Excel-Ausgaben
Portale, Schnittstellen und WissenZusammenarbeit, Exporte und Dokumentation
Portale
- Mitarbeiterportal
- Kundenportal bei Bedarf
- rollenbezogene Zugänge
- Dokumente und Nachweise
- Mitteilungen und Kommunikation
Schnittstellen
- LODAS / Lohn und Gehalt
- PDF, CSV und Excel
- E-Mail und Benachrichtigungen
- API- und Schnittstellenplattform
- HR-, ERP- und Dokumentensysteme
Wissen
- zentrales Wiki-System
- Grundlagen- und Prozessdokumentation
- kundenspezifisches Supportwissen
- Suche und Anwenderhilfe
- KI-Assistenz für Anwenderfragen
Der konkrete Funktionsumfang wird je Kundenprojekt und Ausbaustufe festgelegt. Einzelne Funktionen können Standard oder optionale Erweiterung sein.
Häufige Fragen
Was Unternehmen vor der Einführung wissen möchten.
Ist dispoboxx nur eine klassische Stempeluhr?
Nein. Die Zeiterfassung ist mit Personalstammdaten, Schichten, Tätigkeiten, Pausen, Qualifikationen und Abrechnungsregeln verbunden. Welche Module genutzt werden, richtet sich nach Ihrem Einsatz.
Können unterschiedliche Tarif- oder Gewerkschaftsregeln abgebildet werden?
Ja. Lohn- und Zuschlagsprofile können passend zu betrieblichen, tariflichen oder gewerkschaftlichen Vorgaben eingerichtet werden. Die konkrete Logik wird im Projekt gemeinsam festgelegt.
Müssen wir ein Terminal einsetzen?
Nein. Browser, Mitarbeiterportal und stationäres Terminal können einzeln oder kombiniert eingesetzt werden.
Können wir eigene Schicht- und Zeitarten verwenden?
Ja. Schichtarten, Tätigkeiten, Sonderzeiten und die dazugehörigen Abläufe werden passend zu Ihren Prozessen eingerichtet.
Ist die Lösung eine unveränderbare Standardsoftware?
Nein. dispoboxx basiert auf einer bewährten Plattform. Module, Rollen, Masken, Regeln und Schnittstellen werden jedoch bestmöglich an Ihre Abläufe und Anforderungen angepasst.
Wo werden Personal- und Zeitdaten gespeichert?
Im regulären SaaS-Betrieb speichern wir die Daten auf unserer eigenen Hardware in einem hochverfügbaren Cluster in einem Rechenzentrum in Berlin. Die Datensicherung erfolgt zusätzlich über unser Backup-Rechenzentrum in Falkenstein.
Gibt es dispoboxx nur als SaaS-Lösung aus dem Rechenzentrum?
Die vollständig verwaltete SaaS-Lösung ist unser Standardmodell. Auf Wunsch bieten wir dispoboxx auch als On-Premises-Lösung für den Betrieb auf eigener Infrastruktur an. Die technischen und organisatorischen Voraussetzungen klären wir vorab gemeinsam.
Persönliche Vorstellung
Welche Personal- und Zeitprozesse möchten Sie vereinfachen?
Wir zeigen Ihnen keine anonyme Standard-Demo. In einer persönlichen Vorstellung konzentrieren wir uns auf Ihre Arbeitszeitmodelle, Schichten, Zuschlagsregeln und bestehenden Systeme.
Persönliche Demo anfragen →Oder telefonisch:
+49 (0) 3546 278369-40