Datenportabilität

Grundsatz

dispoboxx wird je Kunde als getrennte Kundeninstanz mit eigener Anwendungsinstanz und eigener SQL-Datenbank betrieben. Für gehostete SaaS-Leistungen kann der Kunde im Rahmen der vertraglichen Regelungen einen Datenexport, einen Anbieterwechsel, einen Wechsel auf eine eigene On-Premises-Infrastruktur oder die Löschung seiner exportierbaren Daten verlangen.

Maßgeblich bleiben der jeweilige dispoboxx-Rahmenvertrag, das Angebot bzw. die Auftragsbestätigung sowie ergänzende vertragliche Vereinbarungen. Diese Seite beschreibt das aktuell vorgesehene Portabilitätsverfahren und die hierfür verwendeten Datenkategorien und Formate.

Exportierbare Daten

Zum Standardexport gehören die vom Kunden eingegebenen oder durch seine Nutzung erzeugten Daten und digitalen Vermögenswerte. Dazu zählen insbesondere:

• Stamm-, Auftrags- und Dispositionsdaten
• Fahrzeug-, Triebfahrzeug-, Wagen-, Umlauf-, Zug-, Standort-, Bewegungs- und Betriebsdaten
• Personal-, Einsatz-, Arbeitszeit-, Zeiterfassungs-, Abwesenheits- und Qualifikationsdaten
• Abrechnungs- und Berichtsdaten, soweit sie im gebuchten Funktionsumfang verarbeitet werden
• Dokumentations- und Kommunikationsdaten
• gespeicherte Dokumente, Anhänge und Nachweise
• kundenbezogene Konfigurationen, soweit sie ohne Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen übertragbar sind
• Metadaten, die für Zuordnung und Nutzung der exportierten Daten erforderlich sind

Nicht exportierbare Daten und Bestandteile

Nicht Bestandteil des Datenexports sind interne technische oder geistige Bestandteile von dispoboxx, insbesondere:

• Quellcode und Programmbibliotheken
• Algorithmen, Entwicklungs- und Build-Werkzeuge
• allgemeine Produktkonfigurationen und interne Betriebsinformationen
• interne Sicherheitsinformationen
• Telemetrie-, Diagnose- und Protokolldaten, die ausschließlich dem internen Betrieb dienen und keine unmittelbar vom Kunden erzeugten oder den Kunden betreffenden Daten darstellen

Datenformate und Datenstrukturen

Tabellarische Fachdaten werden grundsätzlich in einem Excel- oder CSV-Format bereitgestellt. Dokumente und Dateien werden in ihren vorhandenen Originalformaten ausgegeben. Erforderliche Metadaten werden in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitgestellt.

Soweit dies für eine vollständige technische Übernahme erforderlich und rechtlich zulässig ist, kann ergänzend eine Sicherung der kundenspezifischen SQL-Datenbank bereitgestellt werden. Individuelle Konvertierungen, die Aufbereitung für ein bestimmtes Fremdsystem oder der Import in eine Nachfolgelösung sind nicht Bestandteil des Standardexports und bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.

Ablauf, Sicherheit und Prüfung

Ein Export wird nicht automatisch erstellt. Er wird auf Anforderung einer nachweislich berechtigten Person des Kunden vorbereitet und über einen angemessen geschützten Übertragungsweg bereitgestellt. Zugangsdaten und Kennwörter werden getrennt übermittelt. Ein unverschlüsselter Versand der Exportdaten per E-Mail ist ausgeschlossen.

Der vereinbarte Standardexport wird einmalig kostenfrei bereitgestellt. Individuelle Aufbereitungen, zusätzliche Dokumentationen, Konvertierungen, Importleistungen oder sonstige Migrationsleistungen können gesondert beauftragt werden, soweit sie über die gesetzlichen und vertraglichen Wechsel- und Herausgabepflichten hinausgehen.

Nach Bereitstellung prüft der Kunde den Export innerhalb von 14 Kalendertagen auf Empfang und erkennbare technische Lesbarkeit. Berechtigte technische Exportfehler werden kostenfrei behoben. Ohne gesonderte Beauftragung wird weder die Kompatibilität mit einem bestimmten Fremdsystem noch der Import in eine Nachfolgelösung geschuldet.

Anbieterwechsel und Übergangszeit

Für einen Anbieterwechsel kann der Kunde den Wechsel zu einem anderen Anbieter oder auf eine eigene On-Premises-Infrastruktur verlangen. Die maximale Ankündigungsfrist für die Einleitung des Wechselprozesses beträgt zwei Monate. Der Wechsel erfolgt grundsätzlich innerhalb einer Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen.

Ist die Durchführung innerhalb dieser Frist aus technischen Gründen nicht möglich, informiert Jegasoft SHI den Kunden innerhalb von 14 Werktagen nach Eingang der Wechselanforderung, erläutert die technische Ursache und nennt eine alternative Übergangsfrist von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann die Übergangsfrist einmal angemessen verlängern.

Während der Übergangsfrist bleibt die betroffene Leistung nach Maßgabe des Vertrags anwendbar. Jegasoft SHI unterstützt den Wechsel angemessen, wahrt die Geschäftskontinuität und das vereinbarte Sicherheitsniveau und arbeitet mit einem vom Kunden benannten Zielanbieter im erforderlichen Umfang zusammen.

Vertragsende, Abrufphase und Löschung

Mit dem vertraglich bestimmten Ende der betroffenen dispoboxx-Leistung wird die produktive Instanz bzw. der betroffene Kundenzugang deaktiviert. Die Daten werden anschließend mindestens 30 Kalendertage ausschließlich für Abruf und Export vorgehalten. Ein produktiver Zugriff ist während dieser Abrufphase nicht geschuldet.

Nach Ablauf der Abrufphase werden exportierbare Daten und digitale Vermögenswerte aus den aktiven Systemen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Noch vorhandene Sicherungskopien werden nicht mehr produktiv verarbeitet und spätestens innerhalb von 90 Tagen durch die reguläre Sicherungsrotation überschrieben.

Eine vorzeitige Löschung kann durch eine nachweislich berechtigte Person angewiesen werden, wenn ausdrücklich bestätigt wird, dass kein weiterer Export benötigt wird. Auf Wunsch stellt Jegasoft SHI eine Löschbestätigung aus.

Export oder Anbieterwechsel anfordern

Für Datenexport, Anbieterwechsel oder Löschungsanweisungen gilt der im Vertrag bzw. in der Anlage „Ansprechpartner und Meldewege“ festgelegte Prozess. Anfragen werden nur von benannten oder nachweislich vertretungsberechtigten Personen entgegengenommen.