Heute häufig verteilt
- Kundenanfrage und Auftragsdaten
- Excel-Planung und Telefonabsprachen
- Qualifikationen in separaten Listen
- Stundenzettel und Reisekostenbelege
- Manuelle Lohn- und Kundenabrechnung
Personaldisposition und Leistungsabrechnung
Personal planen. Einsätze steuern. Leistungen sauber abrechnen.
dispoboxx verbindet Kundenaufträge, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Dienstplanung, Arbeitszeiten, Reisen und Abrechnung in einem gemeinsamen System.
Aus dem Dispositionsalltag
Kundenbedarf, Mitarbeitende und Zeiten in getrennten Listen?
Aufträge kommen per E-Mail, Verfügbarkeiten stehen in Excel, Zeiten werden auf Stundenzetteln gemeldet und Zuschläge später manuell geprüft. dispoboxx verbindet diese Informationen.
Mit dispoboxx verbunden
- Kunde und Auftrag
- Bedarf, Auswahl und Einsatz
- Qualifikationen und Dokumente
- Zeit- und Leistungsrückmeldung
- Prüfung, Lohn und Kundenabrechnung
Dashboard – neue Systemübersicht
Aufgaben, Einsätze und Abweichungen im Blick behalten.
Die neue Systemübersicht bündelt offene Aufgaben, anstehende Einsätze, Meldungen, Dokumente und prüfungsrelevante Vorgänge. So erkennt die Disposition schneller, wo Handlungsbedarf besteht.
- heutige und kommende Einsätze
- offene Schichtbestätigungen und Aufgaben
- ablaufende Qualifikationen und fehlende Nachweise
- Warnungen, Prüfungen und aktuelle Mitteilungen
Vom Kundenbedarf bis zur Abrechnung
Ein durchgängiger Prozess für Personaldienstleistung.
Kundenbedarf, Besetzung, Rückmeldungen und kaufmännische Folgeprozesse bleiben miteinander verbunden.
Kunde, Einsatzort, Tätigkeit, Zeitraum, Anforderungen und Preisbasis.
Verfügbarkeit, Qualifikationen, Abwesenheiten sowie Arbeits- und Ruhezeiten prüfen.
Schichten, Informationen, Reisen, Dokumente und Bestätigungen koordinieren.
Arbeitszeiten, Pausen, Tätigkeiten, Wege, Kosten und Besonderheiten erfassen.
Daten prüfen, Lohn vorbereiten und Leistungen kundenbezogen abrechnen.
Individuelle Personalplanung
Verfügbarkeiten und Regeln gemeinsam berücksichtigen.
Die Planung kann täglich, wochenweise, monatlich, quartalsweise oder vollständig individuell erfolgen. Kundenaufträge, Schichten, Abwesenheiten, Ruhezeiten und Tätigkeiten bleiben dabei verbunden.
- Kunden- und Auftragsbezug
- unterschiedliche Rollen und Tätigkeiten
- Urlaub, Krankheit, Freiwünsche und Vertretungen
- Schichtbestätigung und kurzfristige Änderungen
- Plan-/Ist-Zeiten und Prüfstatus
Flexible Zeiterfassung
Zeiten erfassen – im Betrieb, unterwegs und direkt im Einsatz.
Arbeits-, Schicht-, Tätigkeits- und Projektzeiten können dort erfasst werden, wo sie entstehen. Alle Erfassungswege greifen auf dieselbe Datenbasis zu.
TerminalStationäre Buchungen per RFID und Dialog.
BrowserErfassung direkt in der Weboberfläche.
SmartphoneMobile Rückmeldung am Einsatzort.
TabletFlexible Nutzung in Betrieb und Verwaltung.
AppSchichten, Zeiten und persönliche Funktionen.
Mitarbeiterportal und Kommunikation
Mitarbeitende erhalten genau die Informationen, die sie benötigen.
Persönliche Schichten, Änderungen, Mitteilungen, Dokumente und Nachweise stehen rollenbezogen bereit. Rückmeldungen müssen nicht mehr über verschiedene Kanäle verteilt werden.
- Dienstplan und aktuelle Schichten
- Schichtbestätigung und Änderungen
- Dokumente, Weisungen und Mitteilungen
- eigene Daten, Statistik und Lohnabrechnung
- Qualifikationen und Zertifizierungen
Qualifikationen, Dokumente und Weisungen
Nicht nur verfügbar, sondern für den Einsatz geeignet.
Kundenbezogene Anforderungen, Nachweise und Gültigkeiten können bereits bei der Auswahl und Aktivierung eines Einsatzes berücksichtigt werden.
Qualifikationen & Zertifizierungen
Fähigkeiten, Tauglichkeiten, RFU, kundenspezifische Nachweise, Ablaufdaten, Warnungen und Historie.
Dokumente & Weisungen
Dateien zuweisen, aktivieren, bereitstellen, bestätigen und je Person protokollieren.
Abwesenheiten & Personalzeit
Urlaub, Krankheit, Freiwünsche, Ruhetage, Vertreter, Genehmigungen und Überträge.
Reise & Zusatzbuchungen
Hotel, Dienstwohnung, Gast- und Heimfahrten, Reservierungen, Belege und Belegungspläne.
Zeit, Lohn und Kundenabrechnung
Aus erfassten Zeiten werden prüfbare Leistungen.
Geprüfte Schichten, Abwesenheiten, Reisekosten und Preiskomponenten bilden die Grundlage für Lohnvorbereitung, Kundenabrechnung und Controlling.
Arbeitszeit & Zuschläge
- Plan- und Ist-Zeiten
- Pausen und Ruhezeiten
- Nacht-, Sonn- und Feiertagszeiten
- Sonderzeiten und Zeitkonten
- Korrektur- und Freigabeprozesse
Lohn & Reise
- Monatsabrechnung je Mitarbeiter
- individuelle Lohnprofile und Zulagen
- VMA und Reisekosten
- Anreise, Abreise und Privat-PKW
- PDF und Übergabe an LODAS/Lohnsysteme
Kundenabrechnung
- Auftragsprüfung und Leistungsstatus
- kundenspezifische Abrechnungslogiken
- Preiskomponenten und Nachweise
- Freigaben und Controlling
- PDF-, CSV- und Excel-Ausgaben
Kundenportal
Kunden gezielt einbinden, ohne interne Systeme zu öffnen.
Je nach Berechtigung können Kunden Auftragsstatus, Dokumente, Nachweise, Reporting und eigene Weisungen einsehen oder bereitstellen. Interne Personal- und Abrechnungsdaten bleiben geschützt.
- kundenspezifische Zugänge und Rollen
- Auftragsstatus und Leistungsinformationen
- Dokumente, Nachweise und Weisungen
- gemeinsame Kommunikation auf aktueller Datenbasis
Vollständiger Funktionsumfang
Alle relevanten Funktionen im Detail öffnen.
Die Übersicht ist auf Personaldienstleister zugeschnitten. Fahrzeug-, Wagen-, Lok-Umlauf- und bahnspezifische Verkehrsplanung sind bewusst nicht enthalten.
Kunden, Aufträge und EinsatzplanungVom Kundenbedarf bis zur bestätigten Besetzung
Kunden und Aufträge
- Kunden, Auftraggeber und Ansprechpartner
- Standorte, Kostenstellen und Referenzen
- Angebote, Vorlagen und Auftragslebenszyklus
- Tätigkeiten, Zeiträume und Leistungsanforderungen
- Dateien, Bemerkungen und Status
Einsatzplanung
- Schichten, Dienste und Tätigkeiten
- konfigurierbare Schichtarten und Rollen
- Ad-hoc-Schichten und offene Leistungen
- Schichtimport externer Planungsdaten
- Planungsstatus, Aktivierung und Prüfungen
Reise und Dienstleister
- Hotel- und Dienstwohnungsbuchungen
- Gast- und Heimfahrten
- Taxi und Reservierungsanfragen
- Lieferanten- und Dienstleistermanagement
- Buchungsstatus und Abrechnung externer Leistungen
Personal, Verfügbarkeit und QualifikationenStammdaten, Abwesenheiten, Fähigkeiten und Nachweise
Personal
- Mitarbeiterstammdaten
- Abteilungen und Niederlassungen
- Rollen, Rechte und Tätigkeiten
- Verfügbarkeiten und Vertreter
- kunden- und mandantenspezifische Strukturen
Abwesenheiten
- Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub
- Freiwünsche und Ruhetage
- Genehmigungen und Überträge
- Jahresurlaub und Abrechnungskopplung
- persönliche und operative Übersichten
Qualifikationen
- Fähigkeiten und Zertifizierungen
- Tauglichkeit, RFU und weitere Berechtigungen
- kundenbezogene Einsatzanforderungen
- Fristen, Warnungen und Historie
- Streckenkenntnis und Ortskunde bei Bedarf
Dienstplanung und ZeiterfassungFlexible Planung, Ist-Daten und Korrekturprozesse
Planung
- individuelle Planungszeiträume
- Dienstpläne und Schichtbestätigung
- Arbeits- und Ruhezeitprüfung
- Änderungen, Vertretungen und offene Dienste
- Plan-/Ist-Vergleich
Zeiterfassung
- Arbeits-, Schicht- und Tätigkeitszeiten
- Pausen, Wegezeiten und Gastfahrten
- Sonderzeiten und Zeitkonten
- Terminal, Browser, Smartphone, Tablet und App
- Fahrtbericht und strukturierte Rückmeldung
Prüfung
- Korrektur- und Rückforderungsworkflow
- Freigabe und Abschlussstände
- Belege, Dateien und Bemerkungen
- Plausibilitäts- und Pflichtfeldprüfungen
- protokollierte Statuswechsel
Kommunikation, Dokumente und PortaleMitarbeitende und Kunden rollenbezogen einbinden
Mitarbeiterportal
- persönliche Startseite und Dienstplan
- Postfach, Kontaktliste und eigene Daten
- Statistik und Lohnabrechnung
- Weisungen und Dokumente
- Qualifikationen und Zertifizierungen
Dokumente
- Ordner, Upload und Zuweisung
- Aktivierung und Gültigkeit
- Download- und Bestätigungsstatus
- Protokolle je Datei und Person
- Dokumente an Aufträgen und Schichten
Kundenportal
- kundenspezifische Zugänge
- Auftragsstatus und Dokumente
- Nachweise und eigene Weisungen
- Reporting und Datenaustausch
- rollenbasierte Sichtbarkeit
Lohn, Reise und KundenabrechnungGeprüfte Daten für kaufmännische Folgeprozesse
Lohnabrechnung
- Monatsabrechnung je Mitarbeiter
- Schichten, Abwesenheiten und Konten
- Zulagen und konfigurierbare Zuschläge
- PDF und Gesamt-PDF
- Übergabe an LODAS, LuG oder CSV
Reisekosten
- VMA und Ausbleibezeiten
- An- und Abreise
- Privat-PKW, Taxi, Bahn und sonstige Kosten
- Belege und Bemerkungen
- Freigabe- und Korrekturprozesse
Kundenabrechnung
- Auftragsprüfung und Filter
- Leistungs- und Controllingstatus
- Preiskomponenten und Preislogiken
- PDF- und CSV-Ausgabe
- Plan-/Ist-Kosten und Nachkalkulation
Schnittstellen, Reporting und AdministrationAuswertungen, Exporte und sichere Konfiguration
Ausgaben und Schnittstellen
- PDF, Gesamt-PDF, CSV und Excel
- E-Mail und Systembenachrichtigungen
- LODAS / Lohn und Gehalt
- API- und Schnittstellenplattform
- ERP-, HR- und Kundensysteme
Reporting
- Tages- und Mitarbeiterübersichten
- Reportmanager und Vorlagen
- Arbeitszeit-, Auftrags- und Umsatzstatistiken
- Vorausplanung und Nachkalkulation
- Managementsicht und Controlling
Administration und Wissen
- individuelle Rollen und Rechte
- konfigurierbare Tätigkeiten und Schichtarten
- Nachrichten und Vorlagen
- Wiki für Prozess- und Supportwissen
- protokollierte Konfigurationsänderungen
Der konkrete Funktionsumfang wird je Kundenprojekt festgelegt. Einzelne Funktionen können Bestandteil des Standards oder einer optionalen Erweiterung sein.
Häufige Fragen
Was Personaldienstleister wissen wollen.
Müssen alle Funktionen gleichzeitig eingeführt werden?
Nein. Die Einführung kann mit Kunden- und Personaldisposition beginnen und später um Zeiterfassung, Abrechnung, Portale oder Schnittstellen erweitert werden.
Kann dispoboxx unterschiedliche Kundenregeln abbilden?
Ja. Tätigkeiten, Qualifikationen, Zeitmodelle, Prüfungen und Abrechnungslogiken werden passend zum Kundenprojekt eingerichtet.
Können bestehende Lohn- oder ERP-Systeme angebunden werden?
Ja. Im Projekt wird geklärt, welches System führend ist und welche Daten über PDF, CSV, LODAS/LuG oder projektspezifische Schnittstellen ausgetauscht werden.
Können Mitarbeitende und Kunden eigene Zugänge erhalten?
Ja. Rollenbezogene Portale können Schichten, Zeiten, Dokumente, Rückmeldungen und freigegebene Auftragsinformationen bereitstellen. Welche Funktionen sichtbar oder bearbeitbar sind, wird je Rolle und Prozess festgelegt.
Wo und wie wird dispoboxx betrieben?
Standardmäßig betreiben wir dispoboxx als vollständig verwaltete SaaS-Lösung auf unserer eigenen Hardware in einem hochverfügbaren Cluster in Berlin. Die Datensicherung erfolgt zusätzlich über unser Backup-Rechenzentrum in Falkenstein.
Ist auch ein Betrieb auf eigenen Servern möglich?
Ja. Wir bieten auch On-Premises-Lösungen an. Anforderungen an Infrastruktur, Betrieb, Updates, Datensicherung und Support werden vor der Einführung gemeinsam festgelegt.
Persönliche Vorstellung
Welche Personal- und Einsatzprozesse möchten Sie vereinfachen?
Wir zeigen Ihnen die für Ihren Bedarf relevanten Funktionen, Rollen und Abläufe – ohne anonyme Standard-Demo.